业务管理不是只管人！ 能真正帮助业务的系统才能实施成功 外勤筋斗云创造双赢
撰文者/实施顾问 李彦欣Kim
每间来询问系统的客户，多半都会问：系统实施上会遇到最大的困难是什么？
做实施顾问这么多年，我非常确定答案不是操作上的难易度、甚至不是系统与公司的合用度
──而是人员的配合度！
相信不只外勤筋斗云，任何一家的管理系统都一样，不论是再好用、再贴近需求的系统，只要公司推广力道不够、无法说服人员使用，一定无法继续往下走。 而在各种需求情境之中，想要做「业务管理」的公司最常会遇到这个状况。
其中的原因很简单，业务一直以来在外劳苦奔波背负业绩压力，以往多半是只要有能力成立订单，其余公司并不会做过多干涉。当听到要引入系统管理自己，业务一是认为改变旧有的模式、不只麻烦且疑似增加工作量，二是觉得公司想要随时追踪自己的一举一动，隐私不受尊重。 但我们也知道，其实当公司会引进系统来做业务管理，多半也是遇到了弊端的状况发生，或是整体工作流程上出现效率不足的问题，想进行改善。
因此，引入管理系统要如何在管理者与业务之间取得平衡，就格外的重要。
若是能换个角度，实施系统的重点应该不在于「管理人员的问题」，而是「解决双方的困扰」为出发点，相信才是真正提升效益、实施成功的最佳解法！
下面我就来统整一下，客户们与我们分享没有系统的业务工作流程，看看会遇到什么问题：
以往的业务工作流程
- 安排拜访行程
有些公司会要求业务提前一两周（甚至巡店业务我也有看过要求提前一个月）规划行程缴交计划书给主管，若有临时拜访行程改期、异动，须要再特别通知。 也有公司就让业务直接自行进行客户拜访，后续再整理制作报告缴交给上级。
→问题：耗费业务整理报告的时间、重工。 管理者无法即时且条列性地知道每日各业务的行程安排，追踪调度亦不够方便，或是有希望暂缓或多做讨论的客户也需事后检讨。
- 到场客户拜访
现行业务到客户端进行拜访，时常会有突发状况需要即时再查询客户的信息、或旧有往来纪录、甚至是之前的订单，若在现场不知道，都需要回公司才能回覆、或紧急与内勤联络询问。
→问题：即时性不足、往来询问信息专业度降低，而管理者也无法确认业务实际上是否有如报告中所写如实到场。
- 纸本单据填写
目前与客户的许多对应上仍需要彼此留凭证，而要签立纸本单据的情境。 比如若是客户当场下订商品，业务需要于现场填写纸本订购单请客户签名、并联系内勤确认库存或是进行出货，最后现场留一联提供客户留存。
→问题：纸本表单遗失风险高，回到公司需重新登打资料归档。 且下次拜访时若客户询问，亦不方便查询内容。
- 每日报告和每周报告安排
整理报告这个工作大概是所有业务必做、也是最不想做的工作。 业务一整天在外奔波，整天洽谈的内容需要于结束拜访后返回公司、甚至是用到下班回家的时间撰写日报或周报，透过Excel、PPT、Word的方式整理缴交。
→问题：回忆录式报告整理相当耗时，且可能遗忘重要信息未登打。 而管理者要追踪消息也须等待业务缴交报告，错过给予建议或协助的重要时机。
- 報表分析
每间公司或多或少都有不同需求的数据分析，帮助后续营运策略的调整。 如一般业务工作可能想分析客户拜访率、营业额分析，巡店业务工作需要计算铺货率、缺货率... ... 等，须透过整理订购单或拜访单等资料做分析。 若为纸本作业，业务或是助理需先逐一将搜集回来的资料登打入电脑，整理之后透过Excel作公式计算或枢纽分析、制成表格或图表，再整理成报告提供给主管。
→问题：整理报表的工太过繁琐，不仅浪费时间也容易出错，无法实时了解营运趋势。
- 上下班不需签到
业务的出勤纪录一直是公司最头痛的问题。 与固定上班的内勤不同，业务外务多、时间不定，三不五时就不进公司直接到客户端拜访，或是于客户端拜访结束后直接下班，因此没有进公司的打卡纪录。 有的公司是等到劳检稽核时才发现问题、有的请业务提出佐证纪录，还有比较严的公司，干脆就强制要求业务不论如何都要回公司作打卡，造成双方的痛苦。
→问题：劳基法规定员工皆需有打卡记录，业务无进公司的打卡记录，造成劳检稽核问题。
- 里程申報
业务的客户拜访交通方式多半由自己开车或骑车，许多公司都会订定补贴的油资费率，让业务自行申报里程，或也有公司是直接让业务提加油的收据进行请款。 送请款单的方式可能是要回公司的内网进行申报，甚至有很多还是传统的纸本送签，再一关关主管签名。
→问题：内勤计算方式繁琐，里程无实际打卡及数据化方式佐证进行申报亦容易产生许多弊端，内勤常反应业务提出的里程数看起来总是比实际上需要得多，两方各执说词又无法佐证。 而且透过纸本送签，来回也耗时。
从上面条列的内容我们看得出，未使用系统的旧有模式不单仅是造成公司端管理困难及增加支出，对于内勤、一线业务来说，也是耗费许多无谓的时间。 使用外勤筋斗云，正是希望能解决双方的困难，降本增效！ 外勤筋斗云，一套系统涵盖任务派遣、客户拜访打卡、考勤签到退、加班请假、电子表单、报表分析、里程申报等，达到一站式管理。
透过这些功能，达到我认为实施系统要提供的是四大核心价值：
「节省作业流程」
「信息实时同步」
「提升服务精准度」
「数据发挥最大价值」
下面我们就来看看使用外勤筋斗云后的工作流程，会有什么样的改善：
使用外勤筋斗云系统的业务管理
- 手机新增拜访任务
业务随时拿出手机打开外勤筋斗云APP，像新增行事历一样快速新增拜访行程，每日的工作执行状况条列式一目了然、方便确认还有哪些任务待办。 而管理者可立刻同步查看每位业务的行程，有需要调度、或是临时性的工作需要业务执行，也可直接调整或新增任务，业务会实时收到推播通知。
- 拜访任务手机打卡
抵达客户端，业务开启APP点入任务进行打卡，系统将与原预计安排的任务地点进行比对，计算出距离警示。 外勤筋斗云采主动回报制，系统只会在业务主动打卡当下回传点位资料及进行比对，不会随时跟踪人员实时点位，以我们的经验来说普遍业务接受度高，而此方式实际上也足够让管理者去检核人员是否确实如时抵达、完成工作，不需要查看不必要的点位资料，是让双方都可接受的打卡方式。 
- 客户资料、服务历程实时查看
现在业务用外勤筋斗云即可直接于APP查找客户信息、过往与客户的拜访历程、以往洽谈的内容、甚至是曾经填的表单，不需再电话询问内勤，客户询问可立即回复，提升专业度。 曾有一间电子医疗设备的内勤和我反馈，有了这个功能真的方便很多，他们不会再每天接到业务电话问东问西，让彼此的工作更有效率！
- 数字表单填写、客户签名、套表QRcode电子表单留存
表单一直是外勤筋斗云的亮点功能。 我们提供自由创建定制化表单的服务，管理者可在后台构建符合自身公司格式的业务日报、拜访单、订购单... ... 等各式表单，业务在外就可直接于APP填写。
而报价单、订购单这种以往需客户签名的纸本三联单，设计上也可添加签名元件在电子表单中，可让客户直接于业务的手机或平板电子签名，档案留存的方式也改以QRcode供客户手机扫码留存电子文件，或现场以Line等其他通讯软件寄送，也可设定自动化排程， 业务结案时自动发Mail到客户信箱。
若有与客户约定的样式，只要管理者在创建表单时有于后台上传样式Word文件进行套表设定，提供客户留存时的档案将会是套表后的结果，真正达到纸本电子化！
- 手机打卡钟
上下班业务只要打开手机按下签到、签退，即可做打卡纪录。 筋斗云的比对规则多元化，可依业务实际的状况去作设定，比如设定仅作时间稽核、地点只要回传当下点位即可，或是一样要作地点稽核，但地点设定为公司地址以及该业务所负责的所有客户的地点打卡皆可核可... ... 也可依状况设定多种考勤组。 请假、加班，也可直接于手机送单走审批，不须再送纸本或另开其他审批系统。 所有纪录即时查看，不用再担心业务没进公司无打卡纪录、劳检稽核不过的问题！
- 里程申報
外勤筋斗云的里程申报，是跨任务串起业务当日在筋斗云做的考勤、任务回报结案打卡，因此对于业务来说只要任务回报都有做，系统就会自动算当日的里程数。 而里程的申报方式，可以设定是由业务自行选择要申报的天数，或者由后台管理者来做申报动作，而申报的请款纪录将依照设定的流程走审批。
- BI报表自动产出
系统管理者可于后台进行BI报表的制作，设定完成后，业务在外奔波搜集回来的重要资料、订单，就会进入BI报表中自动进行分析，让每一笔资料都有价值！ 有权限的管理者登入后台就可随时进入报表就查看结果，也不需要再花时间设定Excel公式、拉资料，比如若是老板、大主管不常登入筋斗云、或是不想自行拉区间，也可设定自动寄送报表到管理者的EMAIL。
打造双赢的管理模式！
业务身负企业成败的关键，业务管理就是一切管理的核心。 让数字化管理取代传统的作业模式，不只解决企业痛点，更能提升业务工作效率。 使用系统为的是能共同增加彼此的效益，不只是管理者可掌握业务工作，数字化也可简化业务以往繁琐的的工作流程，同时清楚了解自己的工作进度、将对自己带回来的宝贵资料进行分析、制定工作策略，拿下新的订单获得更好的奖金或待遇，才是真正的双赢管理！
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