设备定保派工交给系统吧！创造内外高效服务的智慧管理
撰文者/导入顾问 李彦欣Kim
「定期保养」一般会占设备维修公司一半以上的工作量，但比起叫修、装机，定保在没有系统的传统维修管理下，更显得繁杂耗时又容易出错。我去拜访过许多来洽询外勤筋斗云的设备维修公司，到现在都还记得他们内勤或管理者发自内心的抱怨，以下就和分享几个来自他们口中说出的困扰，来看传统管理的问题点： 
实际上只要是「人为」，就容易有发生错误的可能性。以上这些例子都不是将责任归咎于内勤人员工作身上这么简单的层面，一旦问题产生，面临到的就是客户的信赖满意度降低、甚至可能就流失到其他竞业手上！
所以，让维修管理系统化，由数字转型提高各阶段的工作效率及精准度，才能从根本上解决问题。
如先前在「维修管理以「人」为本！数字科技提升客户满意度，创造经济价值」文章有提到，外勤筋斗云以维修情境为出发点进行开发，且推广至今一直以来过半数的付费用户都是维修管理情境。除了任务派工、叫修、设备的管理，现在我们也针对有合同关系的定保情境，推出合同管理模块，更符合使用需求！
合同定保情境数字化方案
使用外勤筋斗云，定保作业将系统化、简单化，降低出错率！接下来我们就来看看使用外勤筋斗云的用户，都是如何作定保维修管理：
定保任务的设定
1.客户数据建立
首先，企业的管理者可在外勤筋斗云的后台，建置客户资料。
比如ATM装机的银行、打印机装机的公司行号、咖啡机租借的店家门市…等，如图中范例的A银行-北区-站前分行。
2.设备数据建立
接着于设备管理，建立该客户底下相对应的设备，如图，于刚才建立的A银行-北区-站前分行，建立了设备X0001到X0003。而设备的数据的字段，比如设备类型、机种、序号、安装日期、设备服务等级……等，企业都可自定义，达到最符合需求的设备清单。
3.合同建立
有了客户及设备资料，管理者就可以到合同管理，新增合同主檔，输入合同的编号、合同起迄、服务对象…等。而每间企业的合同规范不相同，外勤筋斗云的合同字段也是可以新增的，比如有的企业可能希望合同主档能上传照片、档案，只要到系统中的扩充字段添加即可。
而合同主文档的数据输入完，即可添加本份合同底下的设备。企业可设定每笔设备的定保周期、定保首月…等，稍后于定保任务设定可进行关联。当然，合同的设备明细也可以进行字段扩充，让合同资料更完整。
4.合同定保任务设定
接着我们就可以来设定最重要的合同定保任务。每间客户的合同定保规则都不相同，大致上可作以下区分：
我们已经在刚才的合同设备明细有设定每台设备的保养周期&定保首月，在定保任务模板可做更详细的设定，比如是要同定保区间，或是指定任务时间。以下举个例子让大家更清楚：
当然，定保任务需要提早生成，才能让管理者及维修员提早做准备、或与客户进行确认。定期保养任务中，可设定每次的定保任务，要于保养月份的前一个月的几号生成。
5.合同到期通知设定
合同到期通知，可自由设定希望在合同到期日的前几天发送Mail给相对应的人员。Mail的内容也提供一些如合同名称、合同到期日…等参数，关联进信件内容中。您可以设定该信件要直接发给客户，或是发给合同的业务员、管理者，达到提醒的作用。
定保任务的执行
1.收到定保任务
维修员将于管理者设定的日期先行收到定保任务。
2.进行定保
于须执行任务的时间，维修员到场进行以下定保工作：
◎抵达打卡：管理者可实时于后台知道是否维修员如时抵达现场。
◎定保单填写：手机直接填写快速所需字段，供客户签名。
◎提供客户定保单：让客户扫QRcode留存，或Line、Email…发送。
如此，即完成一次定保任务。
管理者亦可于后台进行排程设定，当任务结案后，自动发Mail将定保单寄发到客户Email，节省人员现场扫描动作。而本次定保任务信息、或该机器定保历程、客户数据等都可直接于任务中进行查看，不须电洽内勤来回确认。
提升服务价值，突破业绩新高度！
我一直认为，企业辛苦售出设备成交订单，而接下来的维护定期保养的质量及效率，才是增加客户留存率及推广率的致胜关键！
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