【零售业应用】订购单流程全面E化 业务到会计作业一手包办

　　业务相关从业人员最常询问的问题就是「目前商品库存是多少?」「客户下的订单是在备货中?还是已出货?」「这笔订单是否已收到款项?」「促销活动的商品在各通路的销售量如何?」。在业务管理中，由于信息不够透明，导致多样的角色成员接收公司跨部门的信息会有落差，因而影响工作的处理速度及客户服务体验。

　　外勤筋斗云因应「数字化」与「数据化」时代的来临，提供企业在线审批核解决方案，经由云端科技的辅助，能让各单位随时随地利用各种移动设备（Anywhere, Anytime, Any Device）以更有效率的方式查询库存、订单进度追踪及收款状态，还可达到表单数据自动收集与数据实时的分析利用，取代传统手工纸本或Excel登打作业，达到【部门协作顺畅透明】及【订单数据实时掌握】的Ｅ化管理作业。

＜图1、外勤筋斗云 协助订购单流程E化作业示意图＞

多样角色人员　跨部门协作透明顺畅

一．业务端-订购单填写&进度掌握

　　传统业务人员都是以纸本或登打Excel檔填写订购单，必须奔走公司与客户之间，且无法随时查询订单的备货、出货或收款的状态，影响到作业效率与准确性的不足，当客户询问时，没有办法快速响应客户或实时的查询处理。外勤筋斗云的在线审批、自定义数据及任务管理，将订购单数字化和作业自动流程化后能解决效率低与信息落差的恼人问题。

▶快速成立订购单

　　执行效率是前线业务重要的目标之一，透过外勤筋斗云的「审批管理」功能，管理者可自行建立专属的订购单，而业务人员即可透过WEB后台或手机APP快速填写下单。

　　订购单能够与【公司及人员数据】、【客户数据】和【商品表】等功能作链接，因此不需要再额外开启其他表格比对，将输入的过程简化（例如：信息自动关联、金额计算、手机签名），订购单成立后会自动同步云端通知各单位，完成后还可透过扫描QR code提供客户订购单PDF档下载备份，大幅提升业务作业效率。

图2、外勤筋斗云APP表单-关联带入、自动计算、QRcode扫描示意图

▶实时追踪进度

　　外勤筋斗云「审批管理」提供管理者自定义公司所需的审批流程，除了基本表单审批的应用外，也可以应用于跨部门之间的沟通协作与信息的传递。

　　举例来说，业务人员在订购单送出后，流程可设定传送并通知仓管人员协助备货出货，待出货完毕后再自动送交会计人员处理收款事宜，除此之外，还可在每个流程节点设定判断条件或必填的表单信息，像是不同地区的订购单要分送至不同分部去备货和出货，而在出货节点可以设定必须填写出货日期、帐款节点必须设定出款状况等，弹性的设定让订购单的跨部门流程作业全都自动化与透明化。

图3、外勤筋斗云-订购单跨部门作业流程&APP进度示意图

二．备货/出货端-库存、备货、出货 完整记录移动查询

　　若依零售业为例，在业务成立订购单后，会交由后端备货或仓管人员先确认商品存货库存是否足够，若存货充足会在完成备货后转交出货人员处理发货，若以过去纸本、Excel登打或未移动化的方式作业，常会遇到询问的库存数量不够准确与需花费时间各部门间沟通确认处理进度等问题，因此，用户常见的首要问题会是解决跨部门的信息落差。

　　导入外勤筋斗云，可将订购单与跨部门沟通流程作业转为信息移动化，当备货人员收到订购单后，可以随时透过手机或其他移动设备，查询商品目前的存货库存数量(见图4)，如此一来，不管是订购单成立、备货和出货皆可透过审批完整记录作业状况，达到各部门的订单信息通透顺畅，像是当业务在门店巡补货时发现货架上商品不足，也可以实时查询客户历史的下单记录，是否有缺货的商品正在配送过程中(见图３)，业务人员一旦能随时掌握相关信息，就可以快速的提供客户更精准的订单建议。

图4、外勤筋斗云-WEB&APP库存查询画面

三．财务端-省去汇整报表作业

　　最后出货完毕后，流程自动传送并通知财务/会计人员，当管理者或业务要了解各订购单帐款的收款的状况时，即可随时以手机或其他移动设备查询，财务/会计人员也不需额外统整一份报表，只要到外勤筋斗云后台使用「审批单信息查询」，就可以马上捞取【待收款】的订购单明细或统计表，再汇出Excel就可以发送给业务单位去追收帐款。

图5、外勤筋斗云WEB后台订购单收款状况查询示意图

　　简单的系统审批流程应用，串联起各部门的信息，让每一个流程作业都能省下人工传送和询问跟催的沟通时间，更可以确实的记录每笔订购单的处理信息，方便后续的查询与控管作业。

订单数据实时掌握　快速分析精准决策

　　尚未系统化前，订购单的管理都是倚靠人工，从纸本收集、数据登打、数据统计到分析决策将数据建立起来，每周和每月的销售报表产出时程大约会需要2~3个工作天，如果又发生人为的字段看错或登打错误，需要比对的时间可能更为冗长，甚至未发现错误而影响到分析与决策的方向，成为营运最大的瓶颈。

　　订购单电子化后，除了节省纸本产生的成本和简化工作流程之外，更可以达到信息和数据自动收集记录的关键价值！管理者可以从外勤筋斗云WEB后台随时捞取订购单数据，利用枢纽分析功能，弹性的取得想要知道的订单数据，举凡像是【客户应收帐款金额统计】、【订购单总金额累计】、【客户-各产品种类销售分布】及【产品销售数量排行分析】等，不仅让数据实时透明，更可协助企业决策方向。

图6、外勤筋斗云WEB枢纽分析功能-订购单数据分析应用

　　像是，遇特殊年节日、旺季或促销期间，商品缺货将影响业绩，因此，可在促销活动档期、销售旺季前，将每个客户的商品销售的状况图表拉出，针对建议商品的订货量，在活动档期间或结束后，针对活动的组合进行成效分析，也可按鼠标右键另存图檔，快速准确的产出活动报表与销售状况进行分析。

图7、外勤筋斗云WEB枢纽分析功能-单一客户销售状况与活动成效分析应用

外勤筋斗云助零售业 轻松迈向Ｅ化管理

　　面对数字化时代，对于零售业的经营者而言最可怕的是，看到的信息都已是过去式，但看不到的问题正在发生，因此，数字化很重要的目的是将作业过程同步，让信息透明化，最后再将信息沉淀为高价值的营运数据。

　　外勤筋斗云在线审批表单，管理者可弹性自定义表单，不仅是本篇提到的订购单，其他像是报价单、商品盘点表或销售日报等，都可透过表单和流程的设定来改善作业流程及自动收集表单数据，以数字科技，辅助企业建构高效率的移动业务管理作业流程，缩短各流程的处理时间，并强化与客户的关系。
　　外勤筋斗云提供导入顾问服务，可作为企业迈入云端管理的伙伴，改善传产在纸本行政审批繁复或远程管理的困扰，含外勤任务派发、远程打卡、电子表单管理和在线审批，甚至是跨国企业多语系支持，不担心因为疫情无法办公，员工在家工作也能打卡，也便于企业主针对海外分支单位进行跨国管理，让云端管理服务发挥到极致，企业五人以下入门版免费使用，了解更多请上外勤筋斗云官网。

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