云端带动商化管理成长，从零开始转型!

撰文者/实施顾问 李彦欣Kim

　　巡店人员是企业步入市场的眼睛，掌握市场一线资讯最重要的媒介。为了掌握自家产品在各通路的实际销售状况，企业派遣人员到门市实地巡店，检核货架状况、查看库存销售量、铺货、竞品资讯蒐集、查看活动成效，甚至亲自与店家进行面对面的沟通，瞭解产品的销售反应。然而，如此繁杂的工作，往往需要投入大量人力时间及资源。 

　　我在外勤筋斗云任职实施顾问的多年期间，企业用户导入系统的使用情境主要以维修、业务管理居多。但近年接到的需求中，「巡店管理」的佔比开始大幅增加，到现在，巡店甚至于外勤筋斗云的用户情境佔比中与维修、业务管理并列，成为第三大使用情境——可见巡店管理，正面临数位转型的趋势。

 

巡店管理的企业痛点

　　以往在没有系统的帮助状况下，企业的方式不外乎几种模式：

「纸本作业」

　　曾经接触过一间企业在还没导入系统前，是让商化人员带着一大叠的纸本表单，去不同的店家进行巡店。 这种作业方式虽然对巡店人员的难度门槛最低，但除了携带麻烦之外，回来还需要将跑点的所有单据进行大量时间的统整。 举例，若巡店的通路是连锁超商，一天将近五十间的巡店任务，每间店的商品少说十几项项需填写查价信息、库存等，光是要整理一天的表单资料就是大工程。 况且当商品做了异动，纸本表单的字段要修改也须重新印刷，大部分还是会通知人员先手动进行修正，涂改耗时又杂乱。

 

「每日报告整理」

　　有的企业重视的是现场的状况及照片而非查价信息，因此请人员到各间店拍大量的照片。曾经遇过几间企业，巡店人员在巡店时甚至会带数码相机进行照片的拍摄，每日工作结束之后，需要立即回家将照片进行整理，有的会放到PPT、Excel或其他的报表格式后寄出，隔天一大早管理者进行查核。 等于每日的工作量除了白天的巡点，晚上也须变相加班。

 

「LINE 群组报告」

　　巡店人员抵达店家后开启工作的LINE群组，直接进行定位打卡、拍现场的照片、进行简短的文字上报。不要以为只有小公司才会使用这样的工作方式，其实出乎意外，我在接触蛮多知名的企业时，也发现他们既有的工作模式也是这样。 先不提大家都知道LINE打卡能造假的问题，透过这样搜集资料的方式最终苦的就会是可怜的内勤助理，LINE存放照片有时限，且无法井然有序地进行整理，助理必须将照片一张张存下来，甚至连同文字进行整理。

 

　　不管是使用哪个方式，没有导入系统之前，我们都可以清楚看到共同的问题——耗时、耗工、缺乏实时性。 而外勤筋斗云，数字化云服务产品特性，正是解决这个问题的最佳方案。 以下我们将实际看看，如何用外勤筋斗云，达到巡店数字转型！

 

 

巡店安排实时性

　　不论是自己拥有商品上架到各种通路，或是受委托卖场协销巡店的营销公司，安排任务的情境基本上就两种：由管理部统一发派当月或当周的要巡的店家及任务给各巡店人员，或是先将负责的区域店家划分给巡店人员，由巡店人员在期限内自行安排巡店行程。当然，外勤筋斗云两种情境都可达到目的。

 

　　在外勤筋斗云Web后台，管理者可单笔新增巡店任务进行派发、或是Excel批次导入大量任务行程。任务派出后，巡店人员手机将会立即收到推播通知，便可进行查看。 相反的，若企业的情境是由巡店人员自行排定，管理者可事先于后台设定每位人员负责的店点，设定完成后，巡店人员即可自行在手机的日程表排定自己每日欲拜访的店家，排定的同时，管理人员也可立即查看到人员排定的任务。 若有需要，也可针对任务进行调度或调整，达到双向实时同步。 

 

 

资料搜集数字化

 

「数字表单格式制作」

 

　　外勤筋斗云后台的表单管理工具有各式的组件可进行表单格式制作，管理者可依不同的需求制作符合需求的表单。 比如：

・ 企业是要巡查的是自家产品，较多情况会依通路分表单。 如：全联、大润发、屈臣氏、7-11 ⋯⋯ 等，因为自家的产品是固定的，但在不同通路可能上架不同的品项，价格、活动也不同，因此分通路统整，在资料分析上较为便利明确。 

・ 若是协助客户巡店的营销公司，较多情况会是分厂商、厂牌，在通路进行巡店时，将分厂牌进行多张表单的填写。 这样后续资料及照片可直接依分类进行导出，提供给客户时将更快速明确。

 

「巡店人员到点任务执行」

　　巡店人员依照管理者或自己安排的任务及表单，到实地巡店。 抵达后，

・第一步：直接开启APP，点入该店点的任务进行上报打卡。

　　　　　→此信息也将实时回传到后台，管理者可即刻查核人员的点位是否正确。

・第二步：人员即可开启任务中的表单，依照需求进行资料填写。

　　　　　→比如各产品的库存高低、是否有异动价格、活动柜的位置是否显眼及成效如何、是否又有多的竞品及竞品的促销⋯⋯等。 

・第三步：在任务中拍摄商品货架、现场的状况。

　　　　　→可在任务或管理员设计的表单中直接进行现场照片的拍摄。 

・第四步：最后确定完成，离开打卡。

　　　　　→系统提醒是否有无完成的表单项目。


　　以上，人员即完成一间店点的巡店工作。

 

 

照片管理自动化

　　对巡店管理来说，最重要的绝对是照片搜集。

　　我拜访过不少商化客户，就算情境极为单纯、不须进行文字上报的公司，也需要拍摄大量的照片。 而协助客户巡店的营销公司更不用说，常常与我分享他们的客户会突然间需要哪个厂牌、某通路的所有照片，在没有系统的状况下，真的是非常头疼。 

　　记得我们前面有提到，外勤筋斗云可以依需求制作不同通路的表单，表单里面可以设计不同的照片字段。 因此，只要管理者在表单中有设定好，拍摄的照片即可依照不同的厂牌或通路的表单进行搜索、导出。 

　　另外，我也看到以往许多巡店人员的拍照方式都是拿一个小纸条，写上今天的日期、店号等，与货架一起拍摄照片，可谓人工的水印。 现在透过外勤筋斗云，管理者在后台设定好，拍摄的照片就可以在水印，可设定店家或日期。

 

 

数据分析更方便 

　　巡店人员辛苦到每间店点，对大量的商品进行价格的核对、库存检核、资料搜集，为的就是可以让后端的管理人员进行资料分析。 以往在纸本的状况下，搜集回来也需要助理或是巡店人员本人进行登打，先不讨论辛苦的问题，管理者若要立即知道结果，至少也需等一两天。

　　现在外勤筋斗云的资料数字搜集，巡店人员填写送出，资料立刻进到后台。 管理者直接在后台拉枢纽分析工具、导出Excel进行公式计算，立即可察看结果。 

　　举例，若想知道哪些产品在哪些通路特别容易缺货，可在表单设定相对应的字段让人员进行资料搜集，回到后台，就可以如下图这样进行资料分析。

 

　　后台枢纽分析的字段都来自于表单设计的表头，可线上直接拉动进行分析，也可进一步变换成图表、或是导出Excel等。 

　　其他还有各式各样的情境发想，比如：想了解各通路每种展架及柜位的数量、商品的平均售价、或是人员跑点的数量、活动柜商品的销量⋯⋯等，可依需求进行表单的制作。 不仅是看业务的成效，亦可提供营销单位一线状况的数据，可分析本次活动的效益及后续营销活动方向。

 

 

现在就加入巡店新蓝海！

　　外勤筋斗云，已协助多间知名公司进行巡店管理成功转型，有效提升人员巡店执行效率、帮助管理者的决策分析。 尤其是后端管理者，有不少间客户是从原本纸本管理不善使用系统的情况开始，导入系统后，除了使用我在初期协助一起建置的表单，甚至还会再来电与我再讨论需要新分析的情境，自己规划的表单的规划是否正确、后续的分析应用。

　　很高兴越来越多企业能透过外勤筋斗云加入这片新蓝海，若贵公司目前也正为商化管理困扰，欢迎到外勤筋斗云官网注册，立即取得5人入门版免费试用，更欢迎点击官网联络我们留下资讯，我们专业的实施顾问团队，将提供您1对1的咨询协助，竭诚为您服务！

 

 

推荐阅读：

• 后疫情时代谁留下? 跨国企业的云端危机管理学
• 自动排程管理 整合内外勤及跨单位实时数据