后疫情时代谁留下? 跨国企业的云端危机管理学

撰文者/实施顾问 李彦欣Kim

跨国企业数位转型，云端化势在必行 

　　随着全球化浪潮，企业纷纷向海外进行多点扩张，抢占国际市场。组织结构及事业体因拓展而进化为新的型态，与此同时，传统的人员管理模式却早已无法应付，近年爆发的 Covid-19 更是一道巨大冲击，强迫考验企业是否能将危机化为转机。

　　对于组织分散于各地、远距工作型态的跨国企业来说，云端服务具备的「实时性」、「方便性」、「灵活性」，是最能因应需求的服务首选。公有云推出至今十几年，技术发展早已是成熟阶段，且当今重视效率、成本及创新，云端服务不仅可快速开发导入，更比落地化的产品容易与时俱进。

　　外勤筋斗云，选用全球知名的AWS为云端平台，以世界级的资安防护机制为后盾，让数据上云端后台，透过任务管理、考勤管理、审批管理、表单管理、设备管理…等多项模块，结合云端化、数字化，解决跨国人员管理的难题。

业务管理站稳脚跟是首要关键

　　企业的事业版图往海外扩张，「业务」往往是首要被公司派驻海外的先驱者，或是在当地首先须聘请的人员类型，因此在业务的管理方式上更需要重视。以下，将透过一些实际范例，来和您讨论跨境工作型态的企业如何于外勤筋斗云，进行实际的人员管理应用及解决方案：

「异地业务行程安排可视化」

　　距离及时差，让国内管理者要追踪到人在海外的业务的行程往往不容易。既有的方式通常是透过通讯软件的跟催、每日Email工作报告、Excel报表、或久久一次的例会进行行程检核及沟通，不但难以掌管业务的进度，也容易造成业务的工作无法被量化及看见。

　　现在，可使用外勤筋斗云的任务管理功能，达到管理目的：

　　使用外勤筋斗云，人在海外的业务只要随时拿起手机打开APP、或登入Web后台，即可先将欲拜访的行程进行安排。行程安排送出完成，主管即可立即在自己的APP或Web后台，查看到业务在海外的行程规划。若主管认为有需要调整或叮嘱的事项，亦可直接于任务中留言、修改，业务也能实时收到变更通知，达到快速的双向沟通。

　　当业务实际执行任务，抵达客户端可直接进行回报打卡、照片上传、表单填写，云端服务实时同步，主管在可立即检核远在国外的业务是否如时抵达及点位是否正确，亦可查看回报的照片、各式回填表单的内容。

「异地情报立即分析」

　　国内管理者若希望可分析海外的市场，进而改善业务方针或推广营销活动，即需要一线的业务人员进行资料的搜集。如上述，业务可于任务中夹带表单进行填写，而管理者即可透过搜集回来的数据，实时进行分析。 

　　国内主管可于外勤筋斗云Web后台，「表单管理>自定义表单」中进行表单的设计。比如：国内主管想知道各个自家产品在海外不同通路的接受状况、不同地理区域的客户针对不同方案的回馈、不同等级客户对产品的反应、新旧客户的喜好差异…等，可以这些思考为出发点，设计不同的表单域。

　　而海外业务实地于一线进行客户拜访，透过现场洽谈及观察搜集回来的宝贵数据，也将立即传送到云端后台。后台的管理者除了可浏览内容，更可依据设计的字段，于后台进行「枢纽分析」，甚至可拉出柱状图、折线图…等多种图表，分析报告即刻完成。

「跨境申报费用」

　　让企业最头疼的无一不在「钱」。对于跨国企业来说，除了最重要营业额，外派业务申报的差旅费、各式费用请款单，往往都是让管理者头痛的环节。

　　现在，使用外勤筋斗云，云端在线审批管理，即可改变这个状况。

　　以下，将透过制作请款单的实际案例，介绍外勤筋斗云自由化的表单制作工具，可提供的解决方案：

．自由打造客制化请款单

　　管理者可在外勤筋斗云Web后台，「签单管理>自定义审批表单」中进行请款单的设计。每间公司需要搜集的数据项、格式都不相同，而外勤筋斗云提供多样化的组件，让每间公司自由打造客制化的请款单。
　　

　　举例，管理者可于后台「自定义数据」中，定期上传公司认可的当月汇率清单，而请款单中，可设定连动这份清单，填写时选择币别后自动带出汇率，再透过公式计算，带出金额、加总运算。

　　管理者也可于请款单中加入「上传档案」、「上传照片」等组件，让人员可直接将车票、发票、收据、机票…等凭证，直接加于表单中，减少人员保存凭证遗失的风险，更可让核销的行政单位一目了然。

．审批流程运用灵活、支持条件判断

　　表单属性设计完成后，即可设计此表单的审批流程。流程设计多元化，每个节点都可设定不同的执行条件，举例：当「费用请领总额」超过3万元时，审批流程的主管节点职等要从当地小主管到国内区协理、当人员申请时，海外经理的审批节点自动跳过…等，各式应用情境，可因应各家公司实际的情况进行设计。

 
．实时填写表单＆进行审批，不受时间地点限制

　　表单设计完成发布后，有赋予填写权限的外派人员即可在有需要时，随时开启手机外勤筋斗云「APP>表单」页签填写，或亦可于Web在线填写进行填写。送出后，相对应流程的主管、行政会计单位等，即会依序收到待签单，可于手机或Web后台进行审批。
　　
　　若人员填写的单据有不足，节点审批人可退回单据给外派人员，让外派人员直接修改或补齐数据后进行重送。

零时差、零隔阂、零距离的新管理

　　疫情会结束，数字化时代却是个开始。外勤筋斗云协助跨国企业打破跨海距离的隔阂，更透过工作量化缩短「心」距离。除了上述介绍的应用情境，还有更多企业在跨境管理会遇到的问题解决方案，如，海外各据点打卡出勤纪录的「考勤管理」、异地机台维修派工的「设备管理」、「任务管理」……等，各式完善的功能模块，以及独家搭配免费导入顾问咨询服务，深度了解每间企业实际面临的问题后，进行专属的系统导入建议协助。

　　外勤筋斗云，目前也支持繁体中文、简体中文、英文版等多国语言，现在注册提供5人免费试用，立即注册了解详情，开启数字转型的第一步！

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