数字多媒体行业应用解决方案 --协助优化工作流程 跨部门协作再升级

　　随着5G网络兴起及大众对于互动体验的需求，数位看板越来越普及，无论是户外大型电视墙、商场内的互动电子看板、医院诊间叫号及报到系统、甚至是电梯数字信息平台都是数字电子看板的应用范畴。对于数位看板广告供货商在管理从业务端洽谈客户、工务端安装软硬件到售后的维修保固，若无管理系统协助优化每个环结的作业，便会面临很多难题。

一站式云端管理解决方案 协助不同角色优化工作流程

　　在过去的管理上数位看板推广会由业务人员拜访商业、住宅等大楼开发新客户，客户确定签约后业务需自行key in或誊写合约并遵循公司流程审批用印，合约成立后才能向工务单位提出装机需求。通常电子看板安装步骤繁多、执行人员也可能不同，包含软硬件安装像是申请sim卡号、门号开通、到点施工、安装设备…等，售后也需提供相关维修保固服务，并手写纪录各式服务单。

　　没有系统协助管理各项工作进度及表单数据下，对于业务来说难以回报客户处理进度、工务人员整理工作报告也相当费时，资料需等助理汇整制作报告后管理者才能分析利用。这样的作业流程不仅冗长耗时，还可能没留意到客户续约时间而导致客户流失。外勤筋斗云整合任务派工、自定义表单、审批流程、排程管理、统计分析功能，可协助优化数位看板销售、安装、维修、续约的整体作业流程并提升效率。接下来，将介绍外勤筋斗云如何协助优化业务端推广产品及工务端安装维保作业流程。

图一 数位看板行业工作流程及各角色工作内容以数位看板业态为例

业务端- 自动化功能简化业务管理 提升数据掌握度

　　过去让业务人员最头痛的除了业绩压力外，便是无法掌握长官审批进度，若以纸本作业还必须等老板在公司期间才能批准，中间的空闲时间可能会让客户等待时间变长延误项目进度，甚至导致客户抱怨。而外勤筋斗云的在线审批表单，整合自定义表单、审批及套表功能，可彻底解决电子看板业者合约送签的各式问题，还能设计排程让合约审批完毕自动更新客户数据。

审批&套表功能 服务合约立即完成

　　我们以申装电梯数字信息平台为例，您可透过「审批管理>自定义审批表单」制作服务合约书，根据企业合约需填写的字段拖移相对应的字段让业务填写，像是: 日期、姓名、电话、大楼名称、地址、电梯&设备台数、联系人、合约期间…等资料。储存表单后点选字段代码便可取得代码填入合约word档中，并上传至汇出格式设定。同时，在审批流程中您可以根据表单性质、商品金额设定审批的长官层级或指定审批单位。

　　业务人员填写完服务合约书审批单后，系统可随时查询表单审批进度，若主管不在公司可透过手机审批，休假也可转由您设置的代理人审批。在单据跑完审批流程后，可直接导出pdf檔套表完成合约。电子审批搭配套表功能，除了能协助业务人员随时掌握签单动向，也能直接制成合约，日常工作效率倍增也能提升服务质量，并增加客户满意度。

 图二 签单套表功能自动制成合约PDF檔

排程管理 全自动化数据建文件

　　传统没有系统协助作业的情况下，搜集的客户数据还需再建文件至客户名单中，而透过外勤筋斗云全新功能「排程管理」可达到全自动化建立客户数据。排程管理的概念是设置事件触发且符合执行条件后，系统自动执行您自定义的排程执行特定动作，例如任务结案、表单送出、签单完成审批…等，达成全自动化的执行特定动作。

图三 排程管理新增自定义数据及客户数据

　　排程管理可设置服务合约单审批完成后，自动回填自定义表单属性及建立客户数据。其中，自定义数据您可以想象成是excel活页簿，透过「自定义数据维护>设计」制作数据表的表头，并运用排程管理的设置可达到不同人员在某事件处发后，自动新增或修改自定义数据，比excel的共享工作簿需手动修改来的更方便。更厉害的是，所有新增进自定义资料的内容往后都可以关联应用再任何表单数据填写。

　　首先，您可以在「自定义资料维护」中设计业务机台总表，字段可和服务合约书一致以方便排程设定，再至「系统管理>排程管理>新增>签单>签单审批完成」设置执行条件为「设备名称 等于 电梯数字信息平台」，执行动作为「新增自定义数据」及「新增客户」，并按您需求填写数据建立规则。设定完成后便可自动回填自定义数据并将客户数据建文件，省去业务或助理来回key in抄写时间，也能将数据在未来填写时关联应用，协助提升日常数据填写汇整的工作效率。

 图四 排程管理执行纪录及结果

 透视分析 各式报告一键产出

　　而业务单位最重视的就是每月、每季的业绩，但业务性质工作人员时常不在办公室，使得制作业绩报告诸多不便，且用excel计算公式还可能写错。而使用外勤筋斗云的透视分析功能，能全面自动化随时产出业绩报表。 

图五 签单透视分析制成业绩统计报表

　　透过「审批管理>签单数据查询>数据透视表」查询前段提到的业务合约签单、选取「已完成」的签单状态、选取您想分析的时间区段，并拖移字段组件「设备名称、大楼名称、业务姓名、日期」，并选取安装设备台数来分析业务人员该期间的业绩。同时，您也可以拖移「合约迄日」得知哪些大楼的设备合约快要到期，业务能提前和客户讨论续约事宜以免客户流失。透过数据透视表能自定义各式表单的分析维度，协助业务人员一键产出业绩报告，对数据的掌握度提升能更快速改善不足，也是业绩提升的关键。

工务端- 各式信息工作进度更透明 管理效率倍增

多单位协作 工作流程化执行

　　电子看板安装步骤繁多包含软硬件安装像是申请sim卡号、开通、施工、安装设备…等，服务合约书签订后便要执行安装的各项作业，外勤筋斗云的审批管理除了审批功能外，可达到不同审批人员节点填写指定字段的效果，共同完成项目的每个环结。 

图六 审批管理多单位协作示意图

　　透过「审批管理>自定义审批表单」制作机台安装签单，可根据企业合约需填写的字段拖移相对应的字段让业务单位、工务单位填写，像是: 业务单位发起人填写客户数据、大楼名称、地址及安装台数，工务单位填写设备编号、门号、设定人员、日期…等。您可以在审批流程按照需求设置2~3个不等的节点，并在进接设定中选取该节点可编辑的字段，这样一来节点中的人员都可各自填写特定字段，审批同意后pass给下一节点人员填写，共同完成机台安装工作，既有效率也方便后续追踪。

　　在这个阶段，您也可以自由搭配任务派工功能，接到业务提交的审批单时派工给外勤工程师执行安装任务。和上一节业务的服务合约签单一样，您同样可设计自动排程让机台安装签单完成后，自动新增自定义数据及更新客户数据。

任务管理&自定义表单 工作实时掌握并搜集重要数据

     图七 任务管理及统计分析示意图

　　工务单位除了负责新机安装，对于售后服务像是定期保养、故障维修也是非常重要的。透过外勤筋斗云的任务管理功能，主管能指派工作任务给维修人员，维修人员手机会收到推播通知，立即得知今天的工作任务。到客户大楼后可透过app立即寻址打卡，主管能透过任务仪表板查看整个维修team的到点状况、打卡纪录、处理进度…等，其中若有异常系统中也会贴心显示迟到、打卡距离过远…等问题。

　　工作期间需要记录故障原因、处理方式、更换零件及金额…等。透过「表单管理>自定义表单」即可将这些字段设置于维修单中并附件在任务中，外勤工程师用手机即可完成所有的工作报告，任务结案后这些数据都会立即同步后台，除了节省表单数据来回传递、统整时间，还能直接将数据制成统计报表，方便主管分析利用。

图八 表单关联字段应用

　　对于数位看板厂商来说，统计分析故障原因是非常重要的。举例来说，透过长期的数据累积可以知道哪一个区域客户总是收讯不良，可协助客户测试收讯，并更换他家电信公司sim卡或升级5G sim卡…等，未来该区域有新机台安装时也能避免收讯不良的状况再次发生。

信息整合及自动化功能 数位看板行业转型关键

　　外勤筋斗云整合任务派遣、自定义表单、审批流程、排程管理、自定义数据、统计分析功能，能灵活运用于各式外勤人员的管理，从业务人员推广产品、工务人员安装机台、维保作业都能数字化整合，协助数位看板行业升级转型跟上潮流。

　　身为资深系统整合商，长期对专业服务的维修、配送、营造监工、商化协销等外勤服务有深刻观察，不仅具有在线审批流程设计和多语系服务，最新推出的自定义数据及排程管理功能，能协助企业由内勤、表单管理、行政审批与跨国支持均具有最佳体验。目前管理五人以下的企业可免费使用，了解更多请上外勤筋斗云官网。

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