环境清洁工程解决方案 优化派工流程提升管理效率

　　环境清洁工程行业的服务范畴涵盖大楼、厂房、大型活动等室内外环境的清洁消毒、石材地毯养护、水塔清理、装潢前后清洁、灾后处理...等，服务对象及服务内容非常广泛。同时，清洁人员及施工人员性质还分为机动性的派工、定期到点服务和驻点清洁服务…等种类。因此，在外勤业务、工班、清洁人员的管理、考勤、表单数据汇整作业就变得更困难繁复。

　　外勤筋斗云整合了考勤、任务、审批、表单、统计分析等功能，能有效针对不同性质工作及人员数字化管理，以系统辅助人员减少日常工作作业时间并提升效率，衔接内外沟通也能彻底消除纸本表单抄写及汇整时间，并可将这些统计资料加以分析利用，协助企业将人力更有效率规划及运用也能提升服务质量。接下来，将针对三种清洁工程行业的工作类型运用外勤筋斗云提升管理效能。

 

项目工程与清洁需求 估价审批及派工作业效率倍增

　　针对单次项目需求的估价及派工，在传统的作业流程都是由客户致电公司客服后，需求会pass给业务单位，并由业务到现场了解需求并手写估价单，表单填写完成后需跑审批流程，长官审批确认后便由助理安排工班或清洁人员到场服务，完成后助理必须整理相关服务单才能结案。无形之中浪费很多填写表单、跑审批流程、数据汇整的时间，也难以得知外勤人员实时的进度，导致服务效率低落。

　　透过外勤筋斗云的任务派遣、自定义表单、统计分析...等功能，业务人员可利用手机填写估价单，并设置审批流程让长官审批，完成后即可派工执行任务，过程中也能透过任务仪表板查阅各项施工及清洁进度。

图一 外勤筋斗云协助优化团队工作流程

 

业务端- 报价审批流程优化

　　传统纸本审批作业繁复且难以追踪签到哪个层级长官，如对报价有疑问也必需耗时来回修改沟通，这些流程往往耽误项目时程，也可能引起客户抱怨甚至客户流失。

　　外勤筋斗云的审批功能整合了表单及审批流程，协助企业快速完成客户需求估价。在「审批管理>自定义审批表单」您可以编辑表单属性与审批流程，我们建议在估价单中加入自输或单多选字段: 「客户名称」、「需求项目」、「需求人力估算」、「报价」、「客户签名」。您可将估价审批单附件在任务中，业务执行任务期间在客户便可立即填入报价项目及金额，并取得客户签名，表单送出后立即按照您自定义的审批流程送审。 

图二 审批单及审批流程编辑与手机填写画面

 

　　多数的公司对于不同金额的项目会设置审批的长官层级，若以五万以上的案子需签至处级主管为例，审批节点需设置「发起人节点」、「部门节点-部级主管」、「部门节点-处级主管」，在处级主管中的进阶设定中设置条件为「报价大于50000」即可。因项目报价时常无固定价格，若您审批节点中所有人能修改部分字段，您可以字段设定中勾选「可编辑」。审批过程中，您可以随时透过签单管理查看审批进度跟客户汇报，不仅改善了报价单审批速度，也能让客户享受更专业的服务。

 

管理端- 签单透视分析营收统计

　　在「审批管理>签单资料查询」中，您可以利用数据透视表快速得知业务项目的营收状况。您可以拖移项目组件来制作统计表格，拖移签单状态、上传人员、地点类型、需求项目、日期，即可得知业务人员在某期间内客户项目内容及金额，其中「已完成」的签单表示长官确认通过的营收金额、「进行中」的则可当作预期营收参考，这些数据能让业务单位实时掌握项目进度，实时得知业绩状况也能提升对数据及市场的敏感度。

 

图三 审批单透视分析统计

 

工务端- 任务派工&统计分析优化

　　传统的外勤派工作业会有很多困难，除了很难知道人员是否确实到点工作，主管也很难得知工作进度。同时，人员每天都需填写工作报告，纸本填写后需带回公司让助理key in电脑，许多报告数据都得经过冗长的作业流程才能统整分析，不仅没有效率人工操作还可能出错。外勤筋斗云的任务管理、自定义表单及统计分析功能解决派工、行程管理、表单数据分析的恼人问题。

 

※任务派工及执行

　　透过外勤筋斗云的「任务管理」功能，主管能派工给适合或行程有空档的的施工人员或清洁人员，透过员工行程表及任务仪表板可以查看任务状态及工作行程，派工时可根据人员技能来指派工作任务。

　　派工后外勤人员会立即收到手机推播通知，到客户端执行工作时可GPS定位打卡回报主管，工作中利用手机填写相关表单，结案后相关资料会立刻同步后台，也可手机扫瞄QR code给客户PDF文件备份。外勤筋斗云的Web后台管理搭配手机前台协作，可协助企业内外沟通顺畅、实时同步、信息透明化，提升团队整体工作效率。

 

图四 手机日程表与任务仪表板

 

※表单填写及数据分析

　　外勤筋斗云不仅能解决外勤人员管理问题，也能解决耗材管理问题。我们建议在派工任务中附件工作纪录表让清洁人员或施工人员填写，表单中设置可动态新增的「区块组件」纪录使用耗材，表单中您可以加入地点类型、服务项目的单多选组件，耗材项目也可设置阶层选项和数量，外勤人员手机填写表单时，能更快速依照分类找到使用耗材。

 

图五 Web后台表单设计与手机填写画面

 

　　透过数据透视表您可以针对清洁及施工人员的耗材使用统计，选取工作纪录表拉取日期区间，拖移「耗材项目」及「地点类型」项目组件，并以数量加总取整数呈现耗材用量统计。图中您可以看到近期消毒液的使用量最高，可以提前采购消毒液并将备货量提升。

 

图六 利用数据透视表统计耗材

 

定期到点服务 排程管理自动派工

　　传统在管理周期性的服务项是: 清洗水塔、大理石打蜡…等。通常是纪录在google行事历甚至手写至月历上。若客户有一定的数量之下蛮容易发生漏掉的情况。外勤筋斗云全新功能「排程管理」能自动生成任务并派工执行定期保养任务。

　　外勤筋斗云的排程管理可以进行任务、表单、签单…等多种功能操作，并且根据您的设定的事件触发排程的执行，例如任务结案、表单送出、签单完成审批…等，事件触发且符合执行条件后，系统自动执行您自定义的排程执行特定动作，接下来将示意在执行完成「清洗水塔(月)」任务后，系统自动排程下月的水塔清洗任务。

    图七 任务结案触发排程示意图

 

　　首先，您在派工时需先将要执行排程的任务分类设置成「清洗水塔(月)」来作为排程执行条件。在「系统管理>排程管理」中点选新增，作业类型选择任务、触发事件选择结案，表示该次任务执行结案后自动生成下次清洗水塔(月)任务。在执行动作中您需设置「建立任务」并根据您的需求编辑域值，若为下月再次执行同样内容的任务，任务运行时间可设置成触发排程后30日。您也可以新增多笔执行动作，例如本次任务结案后自动排程发email通知客户下次洗水塔日期即时间，并可自行编辑Email内容。排程管理还有很多应用方式，像是业务估价单送签完成后自动派工给工务单位执行…等，我们协助企业完美解决各单位的沟通难题与人力派工，让团队效率倍增。   

 

驻点清洁服务 考勤管理出勤时数一目了然

　　环境清洁行业还有一项服务便是长期驻点清洁，但对于总公司需要管理分布各地的清洁人员的上下班考勤资料及薪资计算便是一大难题。每个客户大楼的上下班时间可能不同，也可能是排班制，临时请假加班也难以审批纪录。对于主管及人资来说很难知晓人员确实的出缺勤状况，月底结算时考勤资料统整也耗时耗力。

 

图八 考勤排班示意图

 

　　外勤筋斗云的考勤模块无论固定班、排班的人员都可以自由设置上下班打卡时间及手机打卡地点。透过「考勤管理>考勤设定」可设置考勤群组、地点、班别、行事历、假别及审批流程。首先，可以在考勤行事历定义清洁人员的上班日及考勤地点，再至考勤群组设置不同考勤地点的考勤类型(固定班/排班)及班别，并设置班别的最早签到及最晚签退时间、午休时间…等。设置完成后，外勤人员便可根据主管自定义的考勤规定，利用手机轻松完成每日上下班打卡作业。您也可以设置公司假别和请假加班审批流程，让外勤人员透过手机申请请假加班审批单。

　　考勤数据中涵括了所有考勤班表数据、打卡异常警示与审批、请假加班纪录...等，满足企业所有的考勤需求。在考勤报表中，您可以实时查看任意区间的所有上班、请假、加班时数，系统化汇整所有地点及班别人员的考勤数据，加速薪资计算作业。

 

各式功能灵活运用 满足环境清洁工程管理需求

　　外勤筋斗云整合任务、表单、审批、考勤、排程管理，已协助多间环境清洁工程客户解决外勤管理难题，并不断优化各种类型外勤工作流程，同时透过透视分析将工作中搜集的表单数据化作有意义的数据，轻松实现智能化管理成功数字转型。

　　身为资深系统整合商，长期对专业服务的维修、配送、营造监工、商化协销等外勤服务有深刻观察，不仅具有在线审批流程设计和多语系服务，最新推出的自定义数据及排程管理功能，能协助企业由内勤、表单管理、行政审批与跨国支持均具有最佳体验。目前管理五人以下的企业可免费使用，了解更多请上外勤筋斗云官网。 

 

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