自动排程管理 整合内外勤及跨单位实时数据

　　传统管理模式虽有系统辅助，且多数企业用户认为接口不够直觉、弹性设定的功能少、功能模块独立运作无法整合，时常自动汇出的字段与使用需求相距甚远，需由excel汇整统计后才能达成资料分析的目的。外勤筋斗云系统功能涵盖广泛，从考勤打卡、任务派遣、自定义表单、审批流程、设备管理、透视统计分析…等功能，人性化且直觉易操作的接口，能弹性串连且应用于各功能模块的「关联字段」、「自定义数据」及「排程管理」，弥补传统管理系统难以整合应用的缺点，协助企业在内外勤管理能更得心应手。

　　本篇文章，将以「排程管理」为主轴，演示如何应用在企业各项常用情境：包含库存管理、信息需求管理、客户管理、维修管理。

排程管理协助省去重复性动作 各式表单审批单自动化作业

图一 排程管理特色及运用范畴

　　外勤筋斗云的排程管理可以进行任务、表单、审批单…等多种功能操作，并根据您设定的事件触发排程的执行，例如任务结案、表单送出、审批单完成审批…等，事件触发且符合执行条件后，系统自动执行您自定义的排程特定动作。

　　而自定义数据则可以想象成为excel活页簿，透过「自定义数据维护>设计」制作数据表的表头，并运用排程管理的设置达到不同人员在某事件触发后，自动新增或修改自定义数据，比起excel的共享工作簿仍需手动修改更加便利。而且，所有新增进自定义资料的内容，都可以未来关联应用于任一表单数据填写。

　　排程管理搭配表单、审批单及自定义数据运用，可完全省去重复性动作，一站式从审批流程、表单填写、到自定义多种执行条件动作，相比excel宏更能弹性运用，解决企业跨单位信息同步及沟通问题。排程管理的高弹性应用，适用于各行各业或各种情境，无论是进销存管理、跨单位的信息需求申请、自动新增客户数据到维保管理的自动派工，均可轻松应用。

排程管理-进行库存管理应用

图二 审批单设置领料单及手机库存查询

　　过去在管理库存或申请办公耗材都是以纸本纪录或excel管理，如有预算配置仓管系统多数企业便会使用ERP管理。然而外勤筋斗云的云端和弹性设置的特性，能让中小企业以低成本建置库存管理流程，同时可补足ERP较无法弹性化设置的缺点。透过自定义数据、自定义审批单、关联字段及排程管理的设置，可达到领料单审批、行动装置查询异动库存，也能灵活统计耗材用量直接制成透视分析报表。

　　我们以管理办公用品库存为例，首先在「系统管理>自定义数据」制作一张办公用品库存表并包含更新日期、料号、品项、库存量。接下来便可利用自定义审批单制作办公用品申请单，字段申请单位、申请人可透过单选带入系统数据，让用户快速点选数据。而透过表格区块组件，您可以动态新增表格字段元，并设置品项、库存量、申请数量字段，透过关联设置变可达到手机查询实时库存的效果，当人员在填写表单时，即可一目了然。

图三 审批单完成自动修改库存表

　　领料审批单通过长官审批后，您只要再设定自动排程即可扣除申请数量，实时异动库存。在「系统管理>排程管理>新增>审批单>审批单审批完成」中选取数据源名称，并在执行动作中选择相对应的自定义数据表「办公用品库存表」。

　　以设置更新条件以品项为基准，异动更新日期为系统日期、库存量为扣除申请数量。这样一来申请人在填单完成且审批完毕后，根据排程设置自动更新库存表中的库存量及更新日期。

　　您也可以制作入库审批单，当办公用品补货时排程自动加上库存量，让企业在管理库存能全自动化纪录。云端库存管理结合电子审批、行动查询库存、自动异动库存，省去所有人工及手动作业除能更精准掌握库存动向，也能提升仓管工作效率。

排程管理-于信息需求管理应用

图四 多单位元审批流程设置及字段元设定

　　在过去公司内部的多单位协作通常是透过电话或email沟通，也没有明确的制订工作流程，除了没效率、进度难以追踪外，工作一忙还可能不了了之。举例来说，部门若有新进员工通常会向信息单位申请电脑、email账号，并向行管单位申请桌机及公务门号，再由人资或助理协助将新员工资料建文件。而透过外勤筋斗云审批管理及排程管理能协助多部门跨单位协作，需求单位填完审批单并由各节点负责人填写指定字段元，接着按流程往下一单位元层级进行。再搭配排程管理自动新增自定义数据，不仅能追踪各环节申请进度，同时也将各式数据完成建文件。

　　透过「审批管理>自定义审批表单」制作新进人员信息申请单，可根据企业需求拖移对应字段让申请单位、IT单位、行管单位填写，发起单位填写申请单位、申请人、新进员工姓名，IT单位填写账号名称、电脑型号、安装人员、日期，行管单位填写分机号码、门号…等。您可在审批流程按需求设置2~3个不等的节点，并在进阶设定中选取该节点可编辑的字段，这样一来节点中的人员都可各自填写特定字段，审批同意后pass给下一节点人员填写，共同完成信息申请需求，既有效率也方便后续追踪。

图五 审批单完成自动建文件于自定义数据

　　对于人资、财务或内勤单位需纪录人员所属的mail、电脑设备、分机号码、门号…等数据，您一样可至「系统管理>自定义数据」设置员工数据表，新增对应字段的自定义数据清单，再以自动排程方式回填数据。接下来，在「系统管理>排程管理>新增>审批单>审批单审批完成」的源数据选取新进人员信息申请单、执行动作中的自定义数据选取员工数据表，并按需求勾选重复性检查、填写建立规则。外勤筋斗云的自定义审批单、流程规划、自定义数据及排程管理，协助从前端申请、执行流程、到后端数据统整，以系统辅助日常作业，成为跨单位沟通的最佳桥梁。

排程管理-进行定保任务自动派工

　　排程管理也能针对提供维修服务厂商做自动任务派工，传统管理周期性的维修保养服务通常是纪录在google行事历、excel管理或是随手记在笔记本上，若客户量增加容易发生漏掉的情况。而外勤筋斗云的自动排程派工，能自动生成任务并指派定期保养…等任务。

　　以定期消防设备检测为例，您在派工时需先将要执行排程的任务分类设置成「消防检测(月)」来做为排程执行条件。在「系统管理>排程管理」中点选新增，作业类型选择任务、触发事件选择结案，表示该次任务执行结案后自动生成下次消防检测(月)任务。在执行动作中您需设置「建立任务」并根据您的需求编辑域值，若为下月再次执行同样内容的任务，任务运行时间可设置成触发排程后30日。您也可以新增多笔执行动作，例如本次任务结案后自动排程发email通知客户下次消防检测日期和时间，并可自行编辑email内容。

图七 自动建立任务及mail发送

外勤筋斗云企业智慧化、自动化管理的最佳工具

　　排程管理灵活的应用方式协助横跨内外勤、各单位人员信息沟通，自动化功能让数据分析更快速、更实时，轻松建立云端高效办公团队，成为企业智慧化管理的最佳工具，提升服务质量及竞争力。

　　身为资深系统整合商，长期对专业服务的维修、配送、营造监工、商化协销等外勤服务有深刻观察，不仅具有在线审批流程设计和多语系服务，由内勤、行政审批与跨国支持均具有最佳体验，目前管理五人以下的企业可免费使用，了解更多请上外勤筋斗云官网。

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