系统快速导入衔接内外的重要关键 后台设置技巧详解

　　外勤筋斗云是一套弹性极高，且因数据库都储存云端、多装置实时同步，故可快速导入的系统。在开始使用外勤筋斗云系统前，先了解后台设定能让您0时差衔接公司信息、内勤、外勤人员与系统。这一篇文章将以后勤单位的管理权限包含了营运管理单位、人力资源单位、财务会计单位等，说明外勤筋斗云后台设定及应用方式，并特别针对考勤模块加以解说，让企业了解多平台行动办公及考勤所带来的效益，不仅可以加速平时作业，还能提升企业整体核心竞争力。

Step1. 系统初始设定- 公司基本数据建立快速容易

公司基本数据中包含各种组织架构及人员群组、员工账号职等设定、假别设定等，通常是由营运管理或人力资源单位来做设置。

• 组织架构、项目组织、人员群组: 在开始使用外勤筋斗云之前，我们建议先从公司的组织架构设置，能够更顺利的把员工账号整理至各个单位，让系统运作更容易顺畅。您可以根据公司的组织设计成一层层的大至小的公司单位组织，以缩排方式列表显示，同时也能加入组织代号做更细部的分类整理。启用人数及停用人数可让管理者清楚地知道组织下的人数。您也可以建立项目组织或人员群组将不同单位的人员加入，方便单次或常态性的项目或工作相关人员作管理。

• 员工账号及职等维护: 组织架构建立完成后，就可以新增员工账号。员工账号可以手动单笔新增，也可以按照格式汇入多笔数据。同时，可设置公司的职等信息，例如: 经理、主任、一般员工…等，按顺序职等高至低排序，并可填入员工账号中。员工账号也必须赋予不同的角色权限，包含可建立更改系统所有设置的系统管理员、拥有大部分建立更改权限的管理人员、及仅能执行的外勤人员权限。另外，每一个员工数据权限也可以自定义，可选择依照部门或项目群组，让信息安全能有更好的控管，客户数据权限亦可在此设置。
• 客户管理: 您可以输入个人客户或公司客户，也可在客户类型中设置分类。而公司群组维护可应用于同一集团课户有多个服务地点做设置，可针对一公司的某一门市做更细部的客户管理，也方便在指派外勤人员任务时更精准快速。

贴心提醒:

1. 若您仅需使用外勤任务管理功能，在设置完以上项目即可开始使用。
2. 组织、项目、群组与人员的设置，也都和表单审批相关，设置完成后，审批程序才不会发生错误。

Step2. 请假加班设定- 解决请假加班申请流程繁复及外地审批问题

公司基础数据建置完成后，还有一样重要的设置就是请假流程设置。

• 假别维护: 在假别维护中，可自行定义请假项目名称及说明，让员工请假时直接点选请假原因。

• 请假加班单编辑: 在考勤管理中的表单审批流程，可以设置请假单或加班单的送审流程。您可以根据公司的请假加班流程，以拖移方式加入新的节点来编辑您的表单。一般来说程序都是发起人发出请假加班需求，发送至直属主管也就是主管节点，审批同意后送去部门节点人资、财会等单位，做出勤以及薪资计算。这样一来，请假加班审批就能e化且自动化执行，即使不在办公室也可以用手机申请，主管也能在外面审批这些单据，让请假加班申请流程实时又顺畅。

贴心提醒: 请假加班申请审批单属于审批模块，若无购置就必须由管理者手动新增请假单或自制加班单申请表格，并手动计算请假及加班时数。

Step3. 考勤模块设置- 人资财会出勤计算、薪资计算不再恼人

• 班别设置: 首先，我们需要建立班别名称，例如: 早午晚、大夜班等，并加入班别颜色让班表更容易辨识。您可以自由设定员工上下班时间及设定午休时间，而最早签到时间可以设置在规定上班时间前几分钟可以让使用者签到打卡，最晚签退时间亦然。您也可以根据需求选择设制拍照回报及允许迟到早退。多元的班别设定，让您集中且有效管理不同上下班时间的员工，加速人资单位计算上下班出勤作业。
• 考勤地点: 我们贴心的设计让您统一管理不同工作地点的同仁，所以您可以在考勤地点中设置多个考勤地点。同时这些考勤地点也可以选择用经纬度或是公司wifi来判断打卡是否有效。
• 考勤行事历: 考勤行事例中可以设定公司的上班与放假日，可以应用于固定班的外勤人员。定义工作日定义可以让固定班的考勤群组，依照行事历定义的工作日生成班表数据，而设定了节假日可让工作日因遇到节日将不生成班表资料。反之，特殊工作日为原放假日但因补班而系统会生成班表数据。

• 考勤群组: 考勤群组将同考勤方式的员工归类至同一群组。若考勤群组为固定班，则需选择先前设定好的班别及行事历，设定完成后该考勤群组的人员会跟据考勤行事历和班别自动生成班表打卡信息。而在考勤群组选择排班，仅需选择班别来设置班表。在排班画面可单笔或汇入排班信息，自由编辑异动人员的班别，方便主管做临时人力调派，完成之后也可以在班表总表查看本月份所有人员的完整班表。外勤筋斗云完整的考勤模块功能有极高的弹性化设置选项，让您灵活应用不同类型的人员上下班打卡稽核，协助后勤人资单位轻松的完成后台设置。

贴心提醒: 一个人只能隶属于一个考勤群组，而一个考勤群组可加入多个班别。如果选入的人员原本隶属于另一个考勤群组，储存后该人员会被归到新的考勤群组。系统会依新的考勤群组生成新的出勤数据，并删除原出勤数据。

Step4. 各式纪录报表运用- 单位主管也受益! 考核组员每日出勤更easy

• 考勤纪录: 考勤纪录中显示所有员工的每日上下班打卡信息，在这边主管可以针对异常状况做审批，点选待审批的打卡纪录可调整或删除考勤打卡纪录，或是针对迟到、早退等等状况选择同意或驳回。您也可以针对缺卡的数据做补登作业，所有的打卡审批都可以在考勤纪录一次完成。
• 考勤报表:

    考勤报表可帮助人资和财会单位做每个月考勤及薪资计算最方便的一向功能。以往传统考勤作业，大部分是用excel计算，并且需使用多个不同类型的系统或数据，从多单位多位同仁搜集齐全后才能开始作业。作业时会先把纸本的打卡数据key进计算机，再查询请假加班审批系统纪录请假加班时数，甚至还需要汇整临时异动或忘记打卡的纪录再用excel计算，每个月重复汇整统计其实会耗费非常多时间。导入外勤筋斗云后，纪录全部云端且行动化，每日员工只需利用手机就能在指定地点、指定班别时间上下班打卡，请假加班纪录搭配电子审批功能，让全部的作业都行动智能化，这样一来考勤报表就能一键产出。

考勤报表有两种统计格式让您可以灵活运用，考勤汇总报表可以针对人员查询全部的应出席、实际出勤、迟到早退、请假加班统计，可迅速让人资、会计单位内勤人员做考勤及薪资计算作业。而考勤明细报表是针对单位人员的每个出勤班别，条列出打卡时间及是否有迟到早退、请假加班状况，这类的报表较适合针对状况较多的人员做检视，主管可利用此报表关心特定员工使用。

贴心提醒: 考勤明细报表Web查询结果只会显示某日的加班、请假总时数，点击后方可查看记录的明细。Excel汇出结果将会将单据的明细列出来，您也可做更进阶的分析使用。

基础数据建置容易快速 系统转换团队衔接零时差

    接触客户的过程中，发现许多企业对于导入系统却步的原因，多半是因为导入系统需要耗费大量时间成本人力，而外勤筋斗云掌握了云端系统导入快速的优势，并搭配企业专属一对一导入顾问的协助，帮企业一一排除系统数据初期建置的困难。外勤筋斗云团队不但可快速导入，也协助提升您团队整体的工作效率、节省了人力时间，各式报表数据统一集中化管理，快速汇整透视统计报表，出来的好处可以更快的反应市场的数据，有更多时间作市场面的策略决策。省掉的这些时间，无形之中转化成更有价值的分析决策，协助各类型企业提升品牌形象，给客户印象大大加分。

　　我们已经协助多家有零售服务厂商解决考勤管理、外勤管理、信息沟通、整合同步的问题外，因为信息更齐全同步帮助管理者分析决策，并提升公司整体内外各单位的沟通效率。对于服务质量的讲究更能提升客户满意度，是企业竞争力提升的重要关键。

　  最后，「外勤筋斗云」为了服务更多的传产在纸本行政审批繁复或跨境管理的困扰，近期也推出了在线审批流程设计和多语系支持，让表单服务发挥到极致、跨国企业多语言管理最佳体验，企业五人以下入门版免费使用。了解更多请上外勤筋斗云官网。

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