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传统产业转型的“秘密武器” 无纸化派工提升管理效率

 

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　　面对科技飞快发展的现代，企业管理思维逐渐转变，为了能够走在商业的前端，传统产业的转型刻不容缓，此时与互联网对接尤为重要。

　　所谓“工欲善其事，必先利其器”，过程中传统产业经理人面对互联网转型与导入云端管理工具，常常面临三大问题：一、市面上找不到合适且能弹性客制化的系统工具；二、自行开发或买断系统费用昂贵；三、决策购入系统工具后缺乏顾问与教育训练导致使用状况不佳。为了顺应全球商业潮流，传统产业经理人须即刻解决上述问题。

　　是谁捧红泰国海苔“小老板”？

　　泰国热销零食“小老板”海苔，在泰国市占率70％以上，台北优协卖场看准商机引进市场。他们是一家商化服务公司，协助食品或药妆等品牌客户，进到通路后的货架商品优化，并且协销食品互联网化，使传统食品产业转型，热销市场。

　　传统产业转型事半功倍的“秘密武器”

　　由此一成功经验，优协的商化业务部项目经理刘芳君表示，发展“商化”为专业服务项目时，就对导入互联网工具感到头疼，为了管理分布在各地40多人的零售与量贩通路的商化巡检团队，她想把大量的巡检任务稽核、报表与图片档案电子化。她曾经历三次购入系统的失败经验，甚至自行开发系统时因为技术语言隔阂、开发时间成本太高而放弃，最后决定采用“外勤筋斗云”服务，花了三个月时间搭配导入顾问解说，选用到她认为合适的系统软件。

　　刘芳君指出，40多个商化人员的每日派工与任务回报档案数量可观，过去平均1人每日需巡查5-8家店，至少产生400笔以上的信息回传，包括：货架摆放查核、价格牌确认、库存查询、竞品信息搜集等，40多人的团队累计起来每月工作的照片和报表档案可达上万笔，数量相当惊人外，如何妥善整理和回报客户？

　　肯定不能采用传统的纸本作业，“互联网化”是唯一解决之道。

 

业务部项目经理刘芳君剖析商化互联网化管理。外勤筋斗云/提供

 

　　“商化”管理第一步 实时掌握提高效率

　　“外勤筋斗云”服务协助企业管理数量众多、任务繁杂的外勤人员，管理者可简单运用手机、平板、电脑等跨平台装置，实时在线检核人员出勤到班状况、规划外勤巡检任务与审批完成度、实时推播公告、报表和图像档案上传或导出等；且“外勤筋斗云”是依据使用系统的人员数量付费，更重要的是为企业客户推出专属的导入顾问，协助企业以情境与需求导入系统功能和教育训练，解决传统产业导入互联网化服务的痛点，提高管理效率。

　　刘芳君表示，商化人员重要的工作在于协助品牌客户于通路店铺的促销陈列、货架管理、门店加工、竞品调查、库存盘点等工作，相当于品牌客户的眼睛和手脚，要能用数字和图像记录每天或档期任务中的商品陈列状况、竞品信息等重要指针数据和档案，尽快提供给品牌客户做店铺的营销判断。

　　“无纸化”派工 数据零误差

　　刘芳君说，采用“外勤筋斗云”以前，这些工作都是仰赖巡点人员用纸本报表书写，回家后手动输入报表后打印、或是手工编列每张照片档名后，再使用电子邮件、通讯软件或上传云端，会有容量不足或邮件遗失的问题，且人工手动输入容易出现误差，且报表和图片档案数量数以百计，耗费相当多的打印机墨水和纸张。

　　而采用“外勤筋斗云”后，透过行动网络和手机可以完成任务检核、实时上传图文件和现场数据，直接储存在“外勤筋斗云”平台上，只需要汇出寄送给客户，省去纸张、打印机的资源成本，在人力上也免去巡检人员巡店后手动制表和上传图片的时间成本，也相对减少了促销档期面对的加班或工时延长问题。

优协卖场协销公司为商化服务公司致力于传产转型。外勤筋斗云/提供

 

　　为“商化”争取时间 实时数据回馈品牌策略调整

　　面对日益竞争的销售环境，品牌产品推陈出新的档期销售方案，如母亲节、端午节等，都需要“商化”人员在短时间内巡访完大型通路货架回报图片与数据，刘芳君认为采用外勤筋斗云的优势在于争取更多“时间”，过去手工报表时期，单一档期在巡点期间要花费至少两周才能汇整完巡点信息给品牌客户，信息交付到客户手上时往往促销档期已过了大半，没办法再做策略调整，而采用“外勤筋斗云”后，只需要3-5工作天就可以汇整好信息给客户，方便客户看到数据信息后发动实时的货架商品优化，或促销策略调整，掌握销售档期的“黄金期”。

　　刘芳君说，除了替客户争取时间，外勤筋斗云也替“派工”争取时间，过去必须思考40多人在全省的地理位置分布，用经验思考派工路线，现在所有的派工任务都有外勤人员回复的GPS定位，可以借此调整商化人员临时派工的路线安排，促使每位巡检人员的任务路线达到优化，节省时间也提升同仁的工作体验。

　　刘芳君表示，采用“外勤筋斗云”至今已三个月，透过项目提供的“系统导入顾问服务”，已让40多位巡检人员采用上手，除了节约纸张和打印成本，品牌客户对于优协的无纸化和效率提升，都感到相当满意。

外勤筋斗云多语系版本产品示意图。外勤筋斗云/提供

　　最后，“外勤筋斗云”为了服务更多的传产在纸本行政审批繁复或跨境管理的困扰，近期也推出了在线审批流程设计和多语系支持，让表单服务更有效的发挥、并支援跨国企业多语言管理和企业五人以下入门版免费使用。

　　了解更多请上外勤筋斗云官网。