高效时间管理术- 医疗商业解决方案

工作太多，时间总是不够用? 医疗业务高效间管理秘密武器 

　　做过业务的您一定知道，每天带着各种表单在不同客户地点移动，还需填写表单、给客户签名，表单填写完成还要回公司整理成各式报告呈交长官。
　　经常出门在外的您，一定身受其扰！
　　本文将套用医疗器材业务情境，教您如何透过外勤筋斗云达成高效时间四大管理准则。

高效时间管理准则1: 任务排程、客户数据、服务历程一手掌握

　　医疗产业客户多为医疗院所，含括公立大医院机构、私人诊所，其业务工作内容非常多样化: 大至公立医院相关项目、跟刀，小至诊所模具送货收款等。在传统的作业中都是手写或是手机简单记录工作行程、连络信息…等，没有系统化的整理导致记录凌乱不堪，也可能遗失。

• 依照重要程度依序安排工作任务

　　外勤筋斗云的任务管理功能可协助医疗业务工作优化时间管理。较具高重要性与时间性的工作，需配合医生时间且难以更改时间的工作，可先透过手机app安排这些任务，然后利用日程表查看剩余的时间，安排其他重要但不急迫的工作任务，像是例行客户拜访等填满时间表，也可以利用地图检视模式规划工作最短路径，将所有时间精准规划利用并运用零碎时间达到高效率办公。 

• 客户信息、服务历程

　　利用外勤筋斗云后台的「客户管理」可将所有客户联络数据、类别有逻辑性的记录且集中化管理，这样一来业务在外跑客户时也能轻松查找客户资料。客户电话也不必重打储存在手机联络人，只要利用外勤筋斗云APP即可连动通话功能打给客户，更方便的是贴心的「客户历程查询」功能可显示同一客户过往所有服务记录，帮助业务再拜访前查看，强化客户满意度。

高效时间管理准则2: 打卡上报、处理状态、远程管理快速精准

　　业务总是在外工作，而且团队成员的工作地点范围很大难以管理，主管怎样能知道业务人员确实抵达客户端执行工作呢? 外勤筋斗云透过手机打卡、多端及时同步的方式解决这个问题。 

　　抵达客户端时，可透过手机APP立即寻址打卡告知主管已抵达，并可注明处理状态说明甚至上传照片。主管透过任务仪表板即可查看所有业务的工作进度。这样一来即使业务都不在办公室，主管不用透过电话询问，即可立即掌握各组员的工作状况。

高效时间管理准则3: 电子化表单数据搜集 细节记录无遗漏

　　高效时间管理的重要一环就是将所有的表单都电子化，省去大量人工抄写难以汇整统计的时间。管理者可在后台根据不同用途自定义各式各样的表单（客户拜访记录、业务日报表等），轻轻松松以拖移的方式建立表单，达到数据搜集全面的数字化，表单完成后仅需附件在相关任务中，业务在工作执行期间，就已经把重要数据直接e化记录于手机，每台终端装置搜集到的数据都实时同步，管理者不仅可以随时随地查看，还可以一键产出各式报表。  

客户拜访记录表 详细记录第一手信息

　　业务到客户端拜访经常需要记录医院诊所推广产品、谈论项目需求，并且和医生讨论项目细节…等，所以快速搜集记录非常重要。可利用外勤筋斗云可以在客户拜访任务中，夹带客户拜访记录表，并自定义字段包含拜访目的、产品名称、细节内容…等。除了能提醒自己所有应记录的事项，在工作时即可填写工作纪录细节完成工作报告。提交后立即同步后台主管便可查看，即可再分析利用。另外，所有电子表单提交后可产生QR code或连结，让客户立即取得表单PDF文件。若客户期望月底统一付款，可利用后台表单功能，拉取时间一键导出该时段所有记录，一次请款。

　　这些由第一线工作搜集的重要信息，并从中发掘客户需求、商机、产品改善方向等，长期累积下来都是公司重要资产，增进团队竞争力。

 高效时间管理准则4: 高效智能数据分析 各式分析报表 

• 销售前- 新产品上市推广新客户:

　　接下来介绍新产品上市时如何运用外勤筋斗云来协助推广产品。首先，在客户管理中的公司客户于「客户类型」中筛选适合的潜在客户作推广。假设新产品是超音波治疗器，在客户类型中可选择复健科的客户安排任务，做为第一阶段的产品介绍拜访。 

　　我们建议在制作拜访表单时，初次拜访记录表可加入「购买意愿」字段让业务估测客户对于产品需求意愿，并分为三类: 目前不需要、有意愿了解、有迫切需求。另外，拜访记录表可加入「商机阶段」字段让业务注明该次拜访客户的成交进度，设定像是: 初步接洽(成交率30%)、提案报价(成交率50%)、谈判协商(80%)等销售阶段。

　　透过业务边工作边填写的回传表单数据，无论是业务还是主管都能针对这些信息，掌握销售进度及商机。举例来说: 新产品推广后的第一轮拜访，回传的「购买意愿」可以针对有意愿了解、有迫切需求的客户再次拜访追踪。同时，也可以了解目前不需要的客户是什么原因，若是旧机器未过保固等原因，可以注明之后再访。二次拜访后，追踪「商机阶段」可以检视看哪一些客户推广进度落后，可以让业务关心该客户状况了解需求，加速销售速度。同时商机阶段，也是增加未来成交率的关键指标。在检讨过去销售量时，您可以检视成交率达50%却未成交来分析其中原因，并加以改善提升业绩。 

• 销售后- 检视&制作各式业绩报表

    业务单位经常需要制作报告，并且开会检视绩效，医疗业务也同样如此。可自定义「订购表」附件在任务中，让业务在工作中就搜集好相关资料、让客户签名并及时同步后台。这样不仅免去回公司key-in数据时间，报告也能轻松产出各式可视化报表。

    以上示意图利用外勤筋斗云透视分析功能来检视医疗业务团队某月份业绩操作方式。首先，订购表可包含业务姓名、销售项目、报价等字段，数据搜集回来后再利用数据透视表查看。点选表单管理的「表单数据查询」，选取订购单和数据上传日期，在数据透视表中可以设定合适的数据格式。图中拉取上传人员、销售项目、报价即可查看5月分单人各项产品销售业绩。点选右上深蓝色按钮保存透视设定，下次制作相同报表只需要按查询即可完成，协助团队快速检视业绩数据。

外勤筋斗云协助优化时间管理 高效业务管理提升业绩

    对于工作时间弹性的医疗业务来说，最重要的是能有一套系统协助将时间做更好的利用。外勤筋斗云从任务行程安排、到点上报打卡、资料搜集统计分析着手，协助业务高效时间管理，也是提升竞争力及业绩的关键。

    外勤筋斗云除了解决业务时间管理难题，同时也期望解决更多传产在纸本行政审批繁复或跨境管理的困扰。三商电脑身为资深系统整合商，长期对专业服务的维修、配送、营造监工、商化协销等外勤服务有深刻观察，打造云端外勤管理系统的「外勤筋斗云」更是独家搭配导入顾问，了解企业需求痛点后协助规划套入使用情境，协助企业从产品导向变成数据导向，把「日常管理化作数据」，应用数据分析、人工智能等新科技辅助决策来加强数字管理，藉由搜集数据并解读趋势来优化营运，才是最重要的关键。接下来，「设备管理」模块即将上线，方便经理人快速数字化指派任务与外勤人员行动化检视及上报，轻松实现设备维护智慧化管理。

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